Když se koncem roku 2022 řešila povinnost pro podnikatele datové schránky povinně využívat, objevila spousta mýtů a polopravd, které „datovky“ líčily jen v tom nejhorším světle. Pravda je opačná, datové schránky mají spoustu výhod i pro běžné občany. Když už nic jiného, tak šetří čas. Proč byste měli její zřízení zvážit a jak na to?
Ještě než přejdeme k věci, pojďme vyvrátit jeden zažitý argument odpůrců datových schránek. Skutečně to není další způsob, jakým by stát chtěl sledovat svoje občany a obírat je tak o svobodu. V zásadě se mění jen forma, jakou s úřady komunikujete. Už není nutné nosit vyplněné formuláře vytištěné na papíře a trávit čas čekáním na to, až na vás, navíc v omezených úředních hodinách, dojde řada. Dokument jednoduše pošlete datovou schránkou, bezpečně a úřad bude navíc mít automaticky potvrzenou vaši identitu. Zjednodušeně a s trochou nadsázky řečeno se jedná o zabezpečenou e-mailovou schránku, která slouží ke komunikaci mezi dvěma identifikovanými subjekty, nejčastěji tedy občanem či podnikatelem s úřady, resp. státem, případně dalšími institucemi, jako je např. zdravotní pojišťovna.
Výše uvedené napovídá, že používání datovky je skutečně jednoduché a skutečně není o nic složitější než používání e-mailu. Jen místo adresy se zavináčem používáte číselný kód, který má každá instituce uvedený v sekci kontakty jako tzv, ID datové schránky. Odesílatel, tedy vy, se nemusí nijak identifikovat, o to se postará zabezpečené přihlášení do datové schránky. Tady jen zdůrazníme, že je velmi doporučené si u datové schránky zřídit dvoufázové ověření (např. pomocí mobilního telefonu). Přece jen, přes datovku posíláte docela citlivá data.
Datovou schránkou dnes můžeme vyřešit spoustu věcí:
Pohodlný způsob komunikace je to i pro celou řadu firem.
Zřízení datové schránky je stejně snadné jako její používání a rozhodně není vyhrazena pouze pro podnikatele nebo firmy. Každý občan České republiky můžete zajít na pobočku CzechPoint (najdete je nejčastěji na poště) a datovku si bezplatně zřídit. Budou vám přiděleny unikátní přístupové údaje, kterými se do své datové schránky na webu info.mojedatovaschranka.cz/ přihlásíte. Samotné zřízení zvládnete za pár minut a je zcela zdarma.
Od momentu zřízení vám přestane chodit papírová pošta z úřadů, vše vám bude „padat“ rovnou do datovky. Přijatá pošta v datovce se po devadesáti dnech automaticky maže. Nicméně, není ale nutné datovku pravidelně kontrolovat. Stačí si v jejím systému nastavit upozornění na příchozí zprávu, která vám přijde běžným e-mailem. Přílohu si pak pohodlně stáhnete k sobě do počítače a pokud si vyloženě trváte na papírové formě, tak si ji můžete i vytisknout. Druhou možností je aktivace tzv. datového trezoru, který se postará o to, že se nebudou příchozí zprávy, takové, které do trezoru přesunuete, automaticky mazat. Jen je třeba upozornit na to, že se jedná o zpoplatněnou službu, která se aktivuje až na uživatelskou žádost.
Zprávy, které jste sami vytvořili nebo odeslali, se mažou až po uplynutí 10 let od jejich vytvoření nebo odeslání.